Consulenza Sistemi di Gestione e compliance aziendale

Richiedere l’offerta del servizio di certificazione ad uno più enti accreditati.

Scegliere l’ente e presentare la domanda di certificazione, nella quale si forniscono informazioni generali sull’azienda e sui processi produttivi che si intendono certificare.

In prima istanza, l’ente attua, attraverso un proprio gruppo di valutazione, una fase istruttoria, in cui la documentazione presentata dall’azienda viene esaminata al fine di valutare se il modello di sistema qualità, così come descritto, è adeguatamente definito e conforme ai criteri indicati dalla norma di riferimento del sistema.

In una seconda visita il gruppo di valutazione verifica, tramite interviste ed analisi delle evidenze oggettive presso le aree aziendali di interesse, la corretta applicazione del modello di sistema qualità descritto nella documentazione.

Il rilascio della Certificazione del Sistema (rinnovabile ogni 3 anni), è conseguente all’esame da parte di un comitato della documentazione di istruttoria e della visita di valutazione. Il comitato, accertato il soddisfacimento di tutte le condizioni per la concessione del certificato, trasmette la proposta al consiglio per la delibera definitiva.

Per affacciarsi con le carte in regola sui mercati primari
È inutile negarlo: anche se quasi tutte le certificazioni aziendali appartengono alla categoria delle certificazioni “volontarie”, così dette perché non vi è una legge che le impone, molte di esse sono di fatto obbligatorie per aziende che intendono operare nel settore pubblico, o diventare fornitori di grandi gruppi.
Dotarsi di un sistema qualità certificato è divenuto quindi per moltissime organizzazioni una obbligata scelta strategica, dettata dalla necessità di inseguire un mercato che esige standard qualitativi internazionalmente riconosciuti, ma sollecitata anche da sempre più attente prescrizioni, presenti nella produzione legislativa degli ultimi anni, che hanno affidato allo strumento della certificazione il compito di effettuare selezioni in mercati spesso complessi e di difficile classificazione per quanto riguarda la affidabilità strutturale dei fornitori che vi operano.

Per garantire la affidabilità della propria organizzazione
I sistemi certificati rappresentano di fatto la più praticabile delle risposte possibili alla richiesta di affidabilità che sempre più pressantemente il mercato rivolge ai fornitori, in quanto tale tipo di risposta può contare su due capisaldi fondamentali, che sono poi le ragioni del loro successo.
Primo caposaldo:
riferimenti normativi internazionalmente riconosciuti, di cui nel seguito si indicano i più noti, emessi dalla International Standard Organization (I.S.O.) o altri organismi normatori, spesso recepiti della Comunità Europea (EN), e quindi dagli stati membri, per assicurare la affidabilità di una azienda, dal punto di vista, ad esempio, della:
• organizzazione (ISO9001)
• ecocompatibilità dei propri processi produttivi (ISO 14001)
• sicurezza dei propri ambienti di lavoro (ISO18001, )
• sicurezza dei dati gestiti (ISO27001).
• Ecc.

Secondo caposaldo:
la possibilità di avvalersi di un organismo indipendente, l’ente di certificazione, che si assume l’onere di dichiarare che, “con ragionevole attendibilità, un determinato prodotto processo o servizio è conforme ad una specifica norma o altro documento normativo”.

L’impatto possibile.
Appare in definitiva abbastanza ineluttabile che il requisito del possesso di un sistema di gestione aziendale certificato, che sia o meno prescritto dal legislatore, si imponga come strumento essenziale di qualificazione verso un mercato sempre più attento. Questo trend motivazionale è vissuto da molte aziende come precisa scelta strategica, in termini quindi di opportunità che si offre loro per rinnovarsi e rinnovare, assumendo, in un contesto “deregolamentato”, che penalizza le posizioni di pura difesa, un ruolo attivo, essenziale per la crescita degli spazi di interesse aggredibili.
Se vissuto e guidato secondo linee di coerente serietà, questa spinta diffusa e capillare alla qualificazione dei prodotti/servizi e dei criteri di controllo può realmente portare ad una profonda trasformazione dell’assetto organizzativo tradizionale dell’azienda.

Il contratto che si stipula con un ente accreditato per una certificazione di sistema (qualità, ambiente, sicurezza, ecc.) ha di norma una vigenza di tre anni.

Nel corso dei tre anni il sistema è soggetto a sorveglianza da parte dell’ente di certificazione con visite svolte al fine di verificare il suo corretto mantenimento. La frequenza delle visite programmate è generalmente annuale.

Al termine dei tre anni il contratto con l’ente formalmente scade. L’azienda può quindi:

• rinnovare il contratto con lo stesso ente,
• stipulare un nuovo contratto triennale con un ente diverso.
• non rinnovare la certificazione.

Nel caso in cui l’azienda sia attanagliata dalla angosciante necessità di conseguire in tempi brevissimi il certificato, il nostro impegno sarà di determinare rapidamente le condizioni minime di certificabilità, nel contempo seguire con particolare insistenza la pianificazione dell’audit presso l’ente di certificazione, in modo da dotare in tempo utile l’azienda del certificato che le è necessario.
Liberatici dalla incombenza burocratica, il nostro lavoro riprende presso l’azienda nei termini illustrati nel seguito, in un’ottica di “continuous improvement”, in modo da consentire all’azienda di maturare un sistema qualità completamente attagliato rispetto alle proprie esigenze, che rappresenti non un costo, ma un reale fattore propulsivo della efficienza aziendale, completamente connaturale al proprio modo di lavorare, e quindi di superare a pieni voti ed in completa autonomia le successive verifiche periodiche.

Messa in esercizio di un sistema di gestione aziendale.

Propedeutica all’iter di certificazione è l’attivazione di un programma per l’impianto del sistema.
Un corretto approccio alla messa a punto di tale programma impone che non si perda di vista il tema portante, ossia la realizzazione di un sistema di garanzia della qualità che sia un reale ed efficace strumento di controllo gestionale, rispondente ai criteri del total quality management.
E’ essenziale infatti, per la stessa sopravvivenza del sistema, che una volta definito ed impiantato un sistema di gestione rispondente ai requisiti della norma di riferimento (ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001 ecc.) si inneschi un processo di miglioramento continuo tramite la sistematica elaborazione delle esperienze, che ne assicuri il funzionamento nel tempo e consenta di trarne i maggiori benefici.
Da un lato ci sono quindi un certo numero di adempimenti volti alla definizione, formalizzazione e documentazione del sistema qualità:
• definizione e formalizzazione delle politiche della qualità
• redazione del manuale della qualità
• redazione delle procedure gestionali
• redazione delle procedure operative
• formalizzazione dei documenti di registrazione della qualità e delle relative istruzioni operative
Dall’altro lato c’è l’impianto effettivo del sistema qualità, con l’applicazione diffusa e verificabile delle norme, degli standard e delle procedure.
Il rischio ricorrente in questa fase è di perdere di vista la funzione propulsiva della norma di riferimento, riducendolo ad una gabbia di vuoti formalismi o ad un produttore inesauribile di documenti cartacei.
Occorre quindi assolutamente evitare che sia vissuto come un male necessario ma esso deve integrarsi con gli strumenti di controllo già presenti.